Sổ đăng ký cổ đông là gì? Mẫu sổ đăng ký cổ đông mới nhất

Theo Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2025, sổ đăng ký cổ đông là tài liệu ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông trong công ty cổ phần.

Công ty cổ phần bắt buộc phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông kể từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Sổ đăng ký cổ đông có thể được lập dưới hai hình thức:

  • Sổ bằng văn bản giấy.
  • Tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin sở hữu cổ phần.

Như vậy, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng một mẫu sổ giấy cố định. Công ty có thể lựa chọn hình thức quản lý phù hợp nhưng phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo quy định.

Tải: Mẫu sổ đăng ký cổ đông mới nhất

Sổ đăng ký cổ đông gồm những nội dung gì?

Theo khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2025, sổ đăng ký cổ đông phải có các thông tin chủ yếu sau:

Thông tin về công ty:

  • Tên và địa chỉ trụ sở chính của công ty.
  • Tổng số cổ phần được quyền chào bán.
  • Loại cổ phần và số lượng cổ phần được quyền chào bán của từng loại.
  • Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.

Thông tin về cổ đông:

Đối với cổ đông cá nhân:

  • Họ và tên.
  • Địa chỉ liên lạc.
  • Quốc tịch.
  • Số giấy tờ pháp lý của cá nhân.

Đối với cổ đông tổ chức:

  • Tên tổ chức.
  • Mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức.
  • Địa chỉ trụ sở chính.

Thông tin về quyền sở hữu cổ phần:

  • Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông.
  • Ngày đăng ký cổ phần.

Doanh nghiệp cần cập nhật chính xác những thông tin này để bảo đảm quyền lợi của cổ đông và hạn chế tranh chấp phát sinh.

Ai có trách nhiệm lập, quản lý và cập nhật sổ đăng ký cổ đông?

Trách nhiệm lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông thuộc về công ty cổ phần.

Theo khoản 3 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2025, sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại:

  • Trụ sở chính của công ty; hoặc
  • Các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông.

Khi có thay đổi về thông tin cổ đông hoặc số lượng cổ phần, công ty phải cập nhật kịp thời theo yêu cầu của cổ đông có liên quan và quy định tại Điều lệ công ty.

Đặc biệt, khi cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc, cổ đông phải thông báo kịp thời cho công ty để cập nhật thông tin. Nếu không thông báo, công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do nguyên nhân này.

Không có tên trong sổ đăng ký cổ đông có được công nhận là cổ đông không?

Đây là vấn đề thường phát sinh trong các tranh chấp góp vốn, mua bán và chuyển nhượng cổ phần.

Theo khoản 3 Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2025, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, người góp vốn trở thành cổ đông công ty kể từ thời điểm đã thanh toán việc mua cổ phần và những thông tin về cổ đông theo các điểm b, c, d và đ khoản 2 Điều 122 được ghi vào sổ đăng ký cổ đông.

Do đó, việc ghi nhận thông tin vào sổ đăng ký cổ đông có ý nghĩa pháp lý đặc biệt quan trọng trong việc xác lập tư cách cổ đông.

Một số tình huống cần lưu ý:

  • Người mua cổ phần đã thanh toán tiền nhưng công ty không ghi nhận thông tin vào sổ đăng ký cổ đông.
  • Người nhận chuyển nhượng cổ phần đã hoàn tất giao dịch nhưng công ty không cập nhật thông tin.
  • Công ty ghi nhận sai tỷ lệ sở hữu cổ phần của cổ đông.
  • Công ty tự ý xóa tên cổ đông hoặc thay đổi số lượng cổ phần mà không có căn cứ.
  • Các bên phát sinh tranh chấp về việc ai thực sự là chủ sở hữu cổ phần.

Trong những trường hợp này, cần xem xét hồ sơ góp vốn, hợp đồng chuyển nhượng, chứng từ thanh toán, tài liệu phát hành cổ phần và các chứng cứ liên quan. Không thể chỉ căn cứ vào việc thiếu tên trong sổ để kết luận trong mọi trường hợp rằng người mua không có quyền đối với cổ phần.

Cổ đông có quyền kiểm tra, yêu cầu cung cấp sổ đăng ký cổ đông không?

CÓ.

Theo khoản 3 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2025, cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.

Đây là quyền quan trọng giúp cổ đông giám sát cơ cấu sở hữu, bảo vệ quyền lợi và thực hiện các quyền theo quy định pháp luật.

Nếu công ty không thực hiện đúng nghĩa vụ cập nhật thông tin, việc từ chối quyền tiếp cận thông tin hợp pháp hoặc tự ý thay đổi dữ liệu cổ đông có thể làm phát sinh tranh chấp.

Tranh chấp sổ đăng ký cổ đông: Những rủi ro pháp lý doanh nghiệp cần lưu ý

Sổ đăng ký cổ đông không chỉ là tài liệu quản trị mà còn có thể trở thành chứng cứ quan trọng khi xảy ra tranh chấp doanh nghiệp.

Một số tranh chấp thường gặp:

Thứ nhất, tranh chấp về việc không ghi nhận cổ đông.

Người mua cổ phần đã thanh toán tiền nhưng công ty không cập nhật thông tin, không công nhận tư cách cổ đông.

Thứ hai, tranh chấp về việc tự ý thay đổi sổ đăng ký cổ đông.

Người quản lý tự ý sửa đổi số lượng cổ phần, tỷ lệ sở hữu hoặc xóa thông tin cổ đông không có căn cứ.

Thứ ba, tranh chấp về quyền biểu quyết và chia cổ tức.

Cổ đông bị loại khỏi danh sách tham dự Đại hội đồng cổ đông hoặc không được ghi nhận quyền hưởng cổ tức.

Thứ tư, tranh chấp khi chuyển nhượng cổ phần.

Bên mua và bên bán đã ký hợp đồng, thanh toán tiền nhưng công ty không cập nhật thông tin người nhận chuyển nhượng.

Để giải quyết các tranh chấp này, cần kiểm tra toàn bộ hồ sơ sở hữu cổ phần, lịch sử cập nhật sổ đăng ký cổ đông, chứng từ thanh toán và các nghị quyết, quyết định có liên quan.

Luật sư đồng hành và đại diện bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp

Sổ đăng ký cổ đông có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định cơ cấu sở hữu và bảo vệ quyền của nhà đầu tư. Sai sót trong quá trình lập, cập nhật hoặc quản lý sổ có thể dẫn đến những tranh chấp nghiêm trọng về cổ phần và quyền quản trị doanh nghiệp.

Luật Trí Nam hỗ trợ pháp lý trong các vấn đề:

  • Tư vấn lập và quản lý sổ đăng ký cổ đông.
  • Rà soát tính pháp lý của việc ghi nhận cổ đông.
  • Giải quyết tranh chấp không công nhận tư cách cổ đông.
  • Tư vấn tranh chấp mua bán, chuyển nhượng cổ phần.
  • Bảo vệ quyền biểu quyết, quyền hưởng cổ tức và quyền quản trị công ty.
  • Khởi kiện yêu cầu bảo vệ quyền sở hữu cổ phần và quyền lợi hợp pháp của cổ đông.

Liên hệ Luật Trí Nam để được tư vấn và hỗ trợ giải quyết tranh chấp cổ đông, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của nhà đầu tư.

CÔNG TY LUẬT TRÍ NAM

ĐT/ZALO: 0934.345.745 - 0934.345.755