CHECKLIST 10 NỘI DUNG HỢP ĐỒNG HỢP TÁC KINH DOANH CẦN CÓ:

I. Thông tin chủ thể và thẩm quyền

  • Thông tin các bên: Tên doanh nghiệp/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế/CCCD, đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
  • Thẩm quyền ký kết: Kiểm tra giấy ủy quyền, quyết định bổ nhiệm hoặc năng lực hành vi dân sự để đảm bảo đúng người ký.

II. Mục tiêu và phạm vi hợp tác

  • Mục đích hợp tác: Ghi rõ công việc, dự án hoặc hoạt động kinh doanh cụ thể mà hai bên hướng tới.
  • Phạm vi công việc: Mô tả chi tiết phần việc của từng bên, ai làm gì, ranh giới trách nhiệm tránh chồng chéo.
  • Thời hạn hợp tác: Ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc điều kiện hoàn thành hợp đồng.

III. Vốn góp, tài sản và chi phí

  • Hình thức góp vốn: Tiền mặt, hiện vật, tài sản trí tuệ, công sức hoặc quyền tài sản.
  • Giá trị vốn góp: Định giá cụ thể bằng tiền của các phần đóng góp.
  • Thời hạn và tiến độ góp vốn: Quy định thời gian cụ thể các bên phải chuyển tiền hoặc tài sản vào dự án.
  • Quản lý tài sản chung: Ai là người giữ tiền/tài sản, cơ chế đồng sở hữu hoặc sử dụng tài sản trong thời gian hợp tác.

IV. Phân chia lợi nhuận và chịu rủi ro (lỗ)

  • Tỷ lệ phân chia lợi nhuận: Ghi rõ tỷ lệ % hoặc cách tính lợi nhuận thu được từ hoạt động hợp tác.
  • Phương thức và kỳ hạn chia lợi nhuận: Chia theo tháng, quý, theo dự án hay sau khi quyết toán.
  • Nguyên tắc chịu lỗ: Cách xử lý khi hoạt động hợp tác thua lỗ hoặc phát sinh công nợ bên thứ ba.

V. Cơ chế quản lý, điều hành và ra quyết định

  • Đại diện điều hành: Ai là người đại diện nhóm hợp tác hoặc đứng ra giao dịch với khách hàng/đối tác bên ngoài.
  • Nguyên tắc biểu quyết: Các quyết định lớn cần đồng thuận 100% hay theo đa số (51%, 66%...).
  • Chế độ báo cáo và kiểm tra: Định kỳ cung cấp báo cáo tài chính, sổ sách, kết quả hoạt động cho các bên đối soát.

VI. Quyền và nghĩa vụ của các bên

  • Quyền cơ bản: Được nhận lợi nhuận, được kiểm tra sổ sách, được rút vốn/chuyển nhượng theo thỏa thuận.
  • Nghĩa vụ cơ bản: Góp vốn đúng hạn, giữ bí mật kinh doanh, không cạnh tranh trực tiếp với dự án chung.

VII. Vi phạm hợp đồng, phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại

  • Hành vi vi phạm: Chậm góp vốn, không hoàn thành công việc, tự ý tiết lộ thông tin bảo mật, sử dụng sai mục đích tiền vốn.
  • Mức phạt vi phạm: Tỷ lệ phạt cụ thể theo quy định pháp luật (thường tối đa 8% giá trị phần nghĩa vụ vi phạm theo Luật Thương mại nếu áp dụng thương mại).
  • Bồi thường thiệt hại: Trách nhiệm khắc phục hậu quả và đền bù thiệt hại thực tế phát sinh cho bên còn lại.

VIII. Bảo mật thông tin và Sở hữu trí tuệ

  • Cam kết bảo mật (NDA): Không tiết lộ thông tin tài chính, khách hàng, công nghệ cho bên thứ ba trong và sau khi hợp đồng kết thúc.
  • Quyền sở hữu trí tuệ: Ai sở hữu thương hiệu, phần mềm, bản quyền hoặc tài sản trí tuệ tạo ra trong quá trình hợp tác.

IX. Chấm dứt hợp đồng và thanh lý

  • Các trường hợp chấm dứt: Hết thời hạn, hoàn thành mục tiêu, các bên thỏa thuận chấm dứt, hoặc một bên vi phạm nghiêm trọng không khắc phục.
  • Hậu quả pháp lý khi chấm dứt: Thủ tục kiểm kê tài sản, hoàn trả vốn góp, thanh toán công nợ tồn đọng.

X. Giải quyết tranh chấp và điều khoản chung

  • Phương thức giải quyết: Thương lượng, hòa giải trước; nếu không thành sẽ đưa ra Trọng tài thương mại hoặc Tòa án có thẩm quyền.
  • Luật áp dụng: Áp dụng theo quy định của Bộ luật Dân sự và pháp luật Việt Nam hiện hành.
  • Hiệu lực hợp đồng: Số bản thảo, số trang, chữ ký, con dấu, chữ ký nháy từng trang và ngày hợp đồng chính thức có hiệu lực

HƯỚNG DẪN THỎA THUẬN CHI TIẾT KHI HỢP TÁC KINH DOANH NHÀ HÀNG

Tải: Mẫu hợp đồng hợp tác cá nhân mở nhà hàng

1. Vốn hợp tác kinh doanh: Mỗi bên góp bao nhiêu, góp bằng gì?

Đây là nội dung đầu tiên cần làm rõ khi soạn hợp đồng hợp tác kinh doanh nhà hàng.

Hợp đồng cần quy định cụ thể:

  • Tổng vốn dự kiến đầu tư để mở và vận hành nhà hàng.
  • Số tiền, tài sản hoặc giá trị tài sản mà từng bên cam kết đóng góp.
  • Thời hạn, tiến độ và phương thức góp vốn.
  • Chứng từ xác nhận việc góp vốn.
  • Cách xử lý nếu một bên góp thiếu hoặc chậm góp vốn.
  • Điều kiện và thủ tục khi cần bổ sung vốn trong quá trình kinh doanh.

Lưu ý: Không nên chỉ ghi “hai bên cùng góp vốn kinh doanh” mà không xác định số tiền, thời hạn và cách chứng minh việc góp vốn.

Nếu một bên góp tiền, bên còn lại góp thiết bị hoặc tài sản, cần lập danh mục, xác định giá trị và có biên bản bàn giao rõ ràng.

2. Mặt bằng kinh doanh: Ai đứng tên thuê, ai được nhận lại tiền đặt cọc?

Mặt bằng thường là một trong những khoản chi phí lớn nhất khi mở nhà hàng. Đây cũng là vấn đề dễ phát sinh tranh chấp nếu hợp đồng không quy định rõ.

Các bên cần xác định:

  • Ai đứng tên ký hợp đồng thuê nhà, mặt bằng?
  • Ai thanh toán tiền thuê và tiền đặt cọc?
  • Tiền thuê được tính vào chi phí chung hay do một bên tự chịu?
  • Ai chịu chi phí sửa chữa, cải tạo và hoàn trả hiện trạng?
  • Nếu chủ nhà chấm dứt hợp đồng thuê hoặc không cho tiếp tục kinh doanh thì xử lý thế nào?
  • Khi chấm dứt hợp tác, tiền đặt cọc được hoàn trả cho ai và theo tỷ lệ nào?

Ví dụ: Bên A bỏ tiền đặt cọc thuê mặt bằng, Bên B góp tiền mua thiết bị và cùng vận hành nhà hàng. Nếu hai bên chấm dứt hợp tác, không thể mặc nhiên coi toàn bộ tiền đặt cọc và thiết bị là tài sản của người đang đứng tên hợp đồng thuê.

Giải pháp: Ghi rõ nguồn tiền đặt cọc, người có quyền nhận lại tiền, quyền sở hữu tài sản và phương án xử lý trong từng trường hợp chấm dứt.

3. Tài sản nhà hàng: Mua bằng tiền chung thì thuộc về ai?

Trong quá trình kinh doanh, nhà hàng có thể hình thành nhiều loại tài sản như:

  • Bàn ghế, tủ, kệ, thiết bị bếp.
  • Tủ lạnh, máy điều hòa, máy pha chế.
  • Máy tính tiền, phần mềm quản lý bán hàng.
  • Biển hiệu, hệ thống điện nước và hạng mục cải tạo.
  • Hàng hóa, nguyên liệu và tài sản phục vụ hoạt động kinh doanh.

Hợp đồng cần xác định rõ tài sản nào do từng bên sở hữu, tài sản nào được mua từ nguồn tiền hợp tác, cách ghi nhận giá trị và cách xử lý khi ngừng kinh doanh.

Đối với tài sản gắn liền với mặt bằng thuê, cần xem xét cả hợp đồng thuê và thỏa thuận với chủ nhà để xác định quyền tháo dỡ, hoàn trả hiện trạng hoặc yêu cầu thanh toán chi phí cải tạo.

Đừng để đến khi chia tài sản mới tranh luận ai đã bỏ tiền mua chiếc tủ lạnh, bộ bàn ghế hay hệ thống bếp.

4. Quản lý nhà hàng: Ai có quyền quyết định?

Góp vốn không đồng nghĩa với việc mọi quyết định đều phải do cả hai bên cùng thực hiện. Ngược lại, giao toàn bộ quyền quản lý cho một bên mà không có cơ chế giám sát cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Hợp đồng nên phân định rõ:

  • Ai trực tiếp điều hành hoạt động hằng ngày?
  • Ai có quyền tuyển dụng, sa thải và quyết định tiền lương?
  • Ai quyết định giá bán, chương trình khuyến mại?
  • Ai lựa chọn nhà cung cấp và đặt mua nguyên liệu?
  • Khoản chi nào được tự quyết, khoản chi nào phải có sự đồng ý của cả hai bên?
  • Ai có quyền ký hợp đồng, vay tiền hoặc cam kết nghĩa vụ với bên thứ ba?

Ví dụ, người quản lý được tự quyết các khoản chi thường xuyên dưới 5 triệu đồng, nhưng khoản chi vượt 20 triệu đồng phải được hai bên chấp thuận bằng văn bản. Các ngưỡng này cần được điều chỉnh theo quy mô thực tế của nhà hàng.

Cơ chế phân quyền rõ ràng sẽ giúp hạn chế tình trạng một bên tự ý sử dụng tiền, ký hợp đồng hoặc đưa ra quyết định vượt quá phạm vi được giao.

5. Doanh thu và chi phí: Làm sao biết nhà hàng thực sự lãi hay lỗ?

Đây là một trong những điều khoản quan trọng nhất của hợp đồng hợp tác kinh doanh nhà hàng.

Nếu không kiểm soát được doanh thu và chi phí, các bên rất khó xác định lợi nhuận thực tế, ngay cả khi nhà hàng đông khách.

Hợp đồng cần quy định:

  • Doanh thu từ bán trực tiếp, giao hàng và các nền tảng trực tuyến được ghi nhận thế nào?
  • Ai quản lý tiền mặt và tài khoản ngân hàng phục vụ hoạt động?
  • Ai được quyền rút tiền, duyệt chi?
  • Chi phí nào được tính vào chi phí kinh doanh?
  • Việc lưu giữ hóa đơn, chứng từ và kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện ra sao?
  • Các bên được quyền kiểm tra sổ sách, báo cáo và giao dịch với tần suất nào?

Nên thiết lập quy trình đối soát doanh thu định kỳ, sử dụng phần mềm bán hàng và lưu trữ chứng từ đầy đủ.

Nguyên tắc quan trọng: Doanh thu phải được ghi nhận đầy đủ; chi phí phải có căn cứ; việc phân chia lợi nhuận phải dựa trên số liệu có thể kiểm tra.

6. Chia lợi nhuận: Chia theo vốn góp hay theo thỏa thuận riêng?

Nhiều người cho rằng bên góp 70% vốn đương nhiên được hưởng 70% lợi nhuận. Tuy nhiên, tỷ lệ góp vốn và tỷ lệ phân chia lợi nhuận cần được xác định rõ trong hợp đồng, đặc biệt khi một bên trực tiếp điều hành nhà hàng.

Ví dụ:

  • Bên A góp 70% vốn, Bên B góp 30% vốn.
  • Hai bên thỏa thuận lợi nhuận được chia theo tỷ lệ 60% cho Bên A và 40% cho Bên B vì Bên B trực tiếp quản lý, vận hành.

Đây chỉ là ví dụ minh họa; tỷ lệ thực tế do các bên thỏa thuận phù hợp với đóng góp và trách nhiệm của mình.

Hợp đồng cần quy định thêm:

  • Công thức xác định lợi nhuận có thể phân chia.
  • Các khoản phải thanh toán trước khi chia lợi nhuận.
  • Thời điểm đối soát và phân chia: hằng tháng, hằng quý hoặc theo kỳ khác.
  • Khoản tiền cần giữ lại để duy trì hoạt động và thanh toán nghĩa vụ đến hạn.
  • Cách xử lý khi số liệu kế toán có sai lệch.

Không nên đồng nhất doanh thu với lợi nhuận. Nhà hàng thu được nhiều tiền chưa chắc đã có lãi sau khi trừ giá vốn, lương nhân viên, tiền thuê, thuế và các chi phí hợp lý khác.

7. Xử lý thua lỗ: Ai chịu trách nhiệm và có phải góp thêm tiền?

Kinh doanh nhà hàng có thể phát sinh thua lỗ do doanh thu thấp, chi phí nguyên liệu tăng, mặt bằng không hiệu quả hoặc nhiều nguyên nhân khác.

Nếu hợp đồng chỉ quy định cách chia lợi nhuận mà bỏ qua cách xử lý thua lỗ, các bên có thể rơi vào bế tắc khi cần bổ sung vốn.

Cần quy định cụ thể:

  • Tỷ lệ phân bổ khoản lỗ giữa các bên.
  • Trường hợp nào cần bổ sung vốn lưu động.
  • Việc góp thêm vốn có bắt buộc hay phải được hai bên đồng ý?
  • Nếu một bên không đồng ý góp thêm vốn thì xử lý thế nào?
  • Khoản lỗ do hoạt động kinh doanh thông thường được phân biệt với thiệt hại do hành vi vi phạm của một bên ra sao?

Ví dụ, nhà hàng thiếu vốn lưu động 200 triệu đồng. Nếu hợp đồng không quy định cơ chế bổ sung vốn, một bên có thể muốn tiếp tục đầu tư trong khi bên kia từ chối.

Vì vậy, cần xác định trước phương án xử lý, thời hạn quyết định và hậu quả nếu không đạt được thỏa thuận.

8. Chậm góp vốn, vi phạm hợp đồng: Chế tài nào được áp dụng?

Hợp đồng cần dự liệu trường hợp một bên không góp vốn đúng hạn, tự ý rút tiền, sử dụng tài sản chung trái thỏa thuận hoặc không thực hiện nghĩa vụ quản lý.

Các nội dung nên có:

  • Thời hạn thông báo vi phạm và thời gian khắc phục.
  • Lãi chậm trả đối với khoản tiền chậm thanh toán, nếu có căn cứ áp dụng.
  • Mức phạt vi phạm nếu được thỏa thuận và phù hợp pháp luật.
  • Trách nhiệm bồi thường thiệt hại có căn cứ.
  • Quyền tạm dừng thực hiện nghĩa vụ hoặc chấm dứt hợp tác khi đáp ứng điều kiện đã thỏa thuận và quy định pháp luật.

Không nên ghi điều khoản cho phép một bên tự động tịch thu toàn bộ vốn góp hoặc chuyển nhượng tài sản của bên còn lại chỉ vì chậm góp vốn.

Chế tài cần được thiết kế phù hợp với bản chất giao dịch và quy định pháp luật áp dụng, tránh đặt ra những điều khoản khó thực hiện hoặc có nguy cơ không được công nhận khi tranh chấp.

9. Rút khỏi hợp tác: Muốn nghỉ kinh doanh thì lấy lại vốn thế nào?

Một bên muốn rút khỏi hợp tác không có nghĩa là nhà hàng có thể lập tức hoàn trả toàn bộ số tiền bên đó đã góp.

Hợp đồng cần xác định:

  • Thời hạn báo trước khi rút khỏi hợp tác.
  • Bên còn lại có quyền ưu tiên nhận chuyển nhượng phần quyền lợi hay không.
  • Phương pháp xác định giá trị phần quyền lợi tại thời điểm rút.
  • Cách xử lý tài sản, công nợ, khoản lỗ và nghĩa vụ chưa thanh toán.
  • Thời hạn, phương thức thanh toán cho bên rút khỏi hợp tác.
  • Trường hợp không thống nhất được giá trị thì sử dụng cơ chế định giá nào.

Giá trị phần quyền lợi có thể khác số tiền ban đầu đã góp do tài sản tăng hoặc giảm giá trị, kết quả kinh doanh và các nghĩa vụ còn tồn tại.

Do đó, hợp đồng nên có công thức hoặc quy trình xác định giá trị rõ ràng, thay vì chỉ ghi “bên rút vốn được nhận lại số tiền đã góp”.

10. Chấm dứt hợp tác: Thanh lý nhà hàng và phân chia tài sản ra sao?

Hợp tác có thể kết thúc khi hết thời hạn, hai bên thỏa thuận chấm dứt, nhà hàng không thể tiếp tục hoạt động hoặc phát sinh vi phạm đủ điều kiện chấm dứt theo hợp đồng.

Khi đó, các bên cần xử lý đồng bộ:

  • Tiền mặt, tiền gửi và các khoản phải thu.
  • Hàng tồn kho, nguyên liệu và thiết bị.
  • Tiền đặt cọc thuê mặt bằng.
  • Công nợ với nhà cung cấp và khách hàng.
  • Tiền lương, nghĩa vụ với người lao động.
  • Thuế và các nghĩa vụ tài chính còn tồn tại.
  • Chi phí thanh lý, tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng.

Hợp đồng nên quy định trình tự kiểm kê, lập biên bản quyết toán, thanh toán nghĩa vụ và phân chia phần tài sản còn lại.

Việc phân chia phải tôn trọng quyền của chủ nợ, người lao động và bên thứ ba theo pháp luật; không thể chỉ căn cứ vào thỏa thuận giữa hai cá nhân để bỏ qua nghĩa vụ đã phát sinh.

11. Tuân thủ pháp luật: Có hợp đồng rồi đã đủ điều kiện mở nhà hàng chưa?

Câu trả lời là chưa.

Hợp đồng hợp tác chỉ ghi nhận thỏa thuận giữa các bên, không thay thế thủ tục đăng ký kinh doanh và các điều kiện pháp lý áp dụng cho nhà hàng.

Trước khi khai trương, cần xác định rõ:

  • Chủ thể đứng tên đăng ký kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ thuế.
  • Người ký hợp đồng thuê mặt bằng và căn cứ hợp pháp để sử dụng địa điểm.
  • Điều kiện về an toàn thực phẩm.
  • Yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy theo loại hình và quy mô cơ sở.
  • Nghĩa vụ về lao động, tiền lương và bảo hiểm theo trường hợp áp dụng.
  • Hóa đơn, chứng từ, kế toán và các nghĩa vụ tài chính liên quan.
  • Điều kiện chuyên ngành khác nếu nhà hàng kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ có điều kiện.

Đặc biệt, nếu hai cá nhân hợp tác nhưng chỉ một người đứng tên kinh doanh, hợp đồng cần quy định quyền tiếp cận thông tin, kiểm soát dòng tiền và trách nhiệm phối hợp của người còn lại.

Việc phân chia trách nhiệm trong hợp đồng không mặc nhiên loại trừ nghĩa vụ pháp lý của chủ thể đứng tên hoặc người trực tiếp giao dịch với bên thứ ba.

12. Giải quyết tranh chấp: Khi không còn tiếng nói chung thì xử lý thế nào?

Ngay cả khi hai bên bắt đầu hợp tác với sự tin tưởng cao, hợp đồng vẫn cần có điều khoản giải quyết tranh chấp.

Nội dung nên quy định:

  • Phương thức gửi thông báo vi phạm và yêu cầu khắc phục.
  • Thời hạn thương lượng.
  • Cơ chế hòa giải nếu các bên lựa chọn.
  • Cơ quan giải quyết tranh chấp: Tòa án có thẩm quyền hoặc trọng tài nếu có thỏa thuận trọng tài hợp lệ.
  • Luật áp dụng và ngôn ngữ giải quyết tranh chấp.
  • Việc lưu trữ hợp đồng, phụ lục, chứng từ góp vốn, báo cáo doanh thu và biên bản đối soát.

Nên ưu tiên thương lượng khi phù hợp, nhưng không nên chỉ ghi chung chung rằng “hai bên tự giải quyết trên tinh thần hợp tác” mà không có phương án tiếp theo nếu thương lượng thất bại.

Chứng từ góp vốn, sao kê ngân hàng, hóa đơn, báo cáo bán hàng và biên bản xác nhận công nợ sẽ là những tài liệu quan trọng khi cần chứng minh quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.

TƯ VẤN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG HỢP TÁC KINH DOANH

Bạn khi cần một bản hợp đồng hợp tác kinh doanh chuẩn chỉ hãy liên hệ với Công ty Luật Trí Nam ngay hôm nay. Luật sư sẽ giúp bạn

  • Xác lập nghĩa vụ, vai trò cần thiết của các bên để thỏa thuận
  • Hiện thực hóa các thỏa thuận của các bên theo thuật ngữ pháp lý
  • Hướng dẫn quy trình thủ tục giấy phép con cho nhà hàng
  • Tư vấn điều kiện kinh doanh mới nhất về thực phẩm

CÔNG TY LUẬT TRÍ NAM

ĐT/ZALO: 0934.345.755 – 0934.345.745