Điều kiện cơ bản đối với người lao động nước ngoài

1. Về độ tuổi và năng lực:

Từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Không có quy định giới hạn độ tuổi tối đa.

2. Về trình độ chuyên môn:

Nhà quản lý: Là người quản lý doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật.

Giám đốc điều hành: Là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh; hoặc người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực, có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp.

Chuyên gia: Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; hoặc có bằng đại học đúng chuyên ngành và ít nhất 1 năm kinh nghiệm nếu làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên theo quy định.

Lao động kỹ thuật: Được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.

3. Về sức khỏe và lý lịch:

Đủ sức khỏe làm việc theo quy định

4. Về lý lịch, nhân thân:

Lý lịch tư pháp trong sạch, không đang chấp hành hình phạt hay vướng án tích/truy cứu trách nhiệm hình sự.

Như vậy, không phải người nước ngoài nào cũng được phép làm việc tại Việt Nam. Để được cấp giấy phép lao động, người lao động cần đáp ứng các điều kiện mà chúng tôi vừa nêu.

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

1. Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu 01 nghị định 219/2025/NĐ-CP)

2. Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu 03 nghị định 219/2025/NĐ-CP)

3. Giấy khám sức khỏe đạt chuẩn trong thời hạn 12 tháng gần nhất.

4. Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tờ tương đương trong thời hạn 06 tháng gần nhất.

5. Bản sao hộ chiếu đủ tất cả các trang.

6. 02 ảnh màu kích thước 4 × 6 cm, nền trắng.

7. Giấy tờ chứng minh vị trí công việc, chẳng hạn văn bằng, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm hoặc tài liệu khác phù hợp với diện nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật.

8. Các giấy tờ liên quan khác tùy theo hình thức làm việc và trường hợp cụ thể.

Lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ do nước ngoài cấp

Hiện tại Việt Nam đã gia nhập công ước Lahay về miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ.

Chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép lao động các bạn cập nhật nghị định 293/2026/NĐ-CP về miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài.

Quy trình xin giấy phép lao động

Bước 1 – Xác định người nước ngoài có thuộc diện phải xin giấy phép lao động

Thông thường, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động, trừ trường hợp người nước ngoài có vợ/chồng là người Việt Nam và các trường hợp khác thuộc diện miễn giấy phép lao động theo quy định. Vì vậy cần xác định trước chức danh, hình thức làm việc, thời hạn làm việc và doanh nghiệp sử dụng lao động.

Bước 2 – Chuẩn bị hồ sơ

Một bộ hồ sơ cấp giấy phép lao động thường gồm các nhóm giấy tờ chính:

  • Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động của người sử dụng lao động.
  • Giấy chứng nhận sức khỏe/giấy khám sức khỏe theo quy định.
  • Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tờ tương đương.
  • Bản sao công chứng Hộ chiếu.
  • Ảnh (Đầu để trần, không đeo kính).
  • Giấy tờ chứng minh người lao động đáp ứng yêu cầu đối với vị trí chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật.
  • Các giấy tờ khác tùy theo hình thức làm việc của người nước ngoài.

Đặc biệt, giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thường phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định áp dụng đối với từng loại giấy tờ.

Bước 3 – Nộp hồ sơ

Người sử dụng lao động chuẩn bị và nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trực tuyến cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định hiện hành.

Bước 4 – Cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ

  • Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và xem xét điều kiện của người lao động.
  • Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện thì phải có thông báo/giải trình theo quy định.

Bước 5 – Nhận giấy phép lao động

  • Nếu đủ điều kiện, người nước ngoài được cấp Giấy phép lao động.
  • Sau khi được cấp, doanh nghiệp và người lao động thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động theo quy định nếu thuộc trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động.

Kinh nghiệm làm hồ sơ xin cấp giấy phép lao động thực tế

Người nước ngoài thường gặp khó khăn về cư trú, gia hạn visa khi chưa có giấy phép lao động nên người hỗ trợ thủ tục phải tính đến các công việc, thủ tục khác cần làm song hành để giúp người nước ngoài không gặp những trở ngại nói trên.

  1. Thực tế có trường hợp giấy phép lao động bị cấp chậm dẫn đến người nước ngoài phải xuất cảnh để xin dán lại visa vào Việt Nam gây tốn kém chi phí và ảnh hưởng đến công việc của họ.
  2. Người nước ngoài đang dùng các visa không phải mục đích LĐ trong khi chờ làm workpermit, khi đó phải tính hướng xin chuyển đổi mục đích tạm trú giúp sau khi cấp giấy phép lao động thì có thể xin visa dài hạn.
  3. Để tránh vướng mắc trong việc hồ sơ xin cấp giấy phép lao động bị từ chối. Bạn không nên hiểu thủ tục đơn giản là “người nước ngoài có bằng cấp + lý lịch tư pháp là xin được giấy phép”. Hồ sơ phải khớp giữa:

Vị trí làm việc → chức danh → bằng cấp/kinh nghiệm → công việc thực tế → hồ sơ doanh nghiệp → hình thức làm việc.

Đây thường là điểm dễ phát sinh yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Dịch vụ xin cấp giấy phép lao động, visa cho người nước ngoài

Luật Trí Nam triển khai dịch vụ xin cấp giấy phép lao động, visa cho người nước ngoài hơn 15 năm, chúng tôi đánh giá quy trình thực hiện thủ tục hiện tại là dễ thực hiện và nhanh gọn nhất. Quý vị khi cần thuê dịch vụ pháp lý liên hệ ngay để nhận báo giá và ý kiến tư vấn từ Luật sư.

CÔNG TY LUẬT TRÍ NAM

ĐT/ZALO: 0934.345.755 – 0934.345745

7 khó khăn thường gặp khi xin giấy phép lao động

1. Khó chứng minh trình độ và kinh nghiệm

  • Người lao động phải chứng minh phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.
  • Bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm của nước ngoài có thể cần thêm thủ tục về lãnh sự, dịch thuật, chứng thực.

2. Hồ sơ nước ngoài không đồng nhất

  • Họ tên trên hộ chiếu, bằng cấp, lý lịch tư pháp, giấy xác nhận kinh nghiệm… có thể khác cách ghi.
  • Chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ phải giải trình hoặc bổ sung.

3. Lý lịch tư pháp gặp vướng mắc

  • Người lao động có thể phải cung cấp giấy tờ chứng minh tình trạng án tích theo yêu cầu.
  • Việc xin giấy tờ tại nước ngoài thường mất thời gian hơn dự kiến.

4. Giấy khám sức khỏe không đáp ứng yêu cầu

  • Không phải giấy khám sức khỏe nào cũng mặc nhiên được sử dụng cho hồ sơ giấy phép lao động.
  • Người sử dụng lao động cần kiểm tra cơ sở khám và nội dung giấy tờ trước khi nộp.

5. Vị trí công việc không phù hợp với hồ sơ

Đây là một trong những điểm dễ bị “vướng” nhất.

Ví dụ: doanh nghiệp đăng ký người nước ngoài là chuyên gia, nhưng hồ sơ bằng cấp và kinh nghiệm lại không chứng minh được sự phù hợp với vị trí chuyên môn đó.

6. Hồ sơ phải hợp pháp hóa lãnh sự

  • Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp có thể phải thực hiện các bước như:
  • Cấp giấy tờ → hợp pháp hóa lãnh sự → dịch sang tiếng Việt → chứng thực, tùy từng loại giấy tờ và trường hợp cụ thể.

7. Doanh nghiệp chưa chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu

Nhiều trường hợp không phải người lao động “không đủ điều kiện”, mà là hồ sơ chưa chứng minh được người đó đủ điều kiện.

Trân trọng!