Điều lệ công ty cổ phần có vai trò gì trong quản lý công ty?

Điều lệ công ty cổ phần là thỏa thuận nội bộ được thể hiện bằng hình thức văn bản điều chỉnh các quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp gồm: (i) Quan hệ giữ các cổ đông với nhau (ii) Quan hệ giữa cổ đông với công ty (iii) Quan hệ giữa công ty với các bên thứ ba. Như vậy:

✔ Thông qua điều lệ các cổ đông sẽ xây dựng cơ cấu các bộ máy quản lý doanh nghiệp theo ý chí mình mong muốn, trong đó bao gồm cả việc chi tiết hóa thẩm quyền và nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Giám đốc, Ban kiểm soát công ty.

Ví dụ: Khi cổ đông muốn kiểm soát việc lấy ý kiến thông qua cuộc họp đại hội đồng cổ đông thì:

Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị công ty cổ phần bất kể lúc nào cũng có thể họp được hoặc mọi nơi và mọi lúc đều có thể họp để biểu quyết được. Theo Khoản 1 Điều 139 Luật doanh nghiệp 2020, thì ĐHĐCĐ họp thường niên mỗi năm họp một lần, ngoài ra có thể họp bất thường không hạn chế. Và theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020, thì để tổ chức một cuộc họp ĐHĐCĐ, thì cần phải thực hiện đúng trình tự thủ tục gồm từ việc lên danh sách cổ đông, triệu tập gửi thông báo mời họp, chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp,…theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp 2020. Đặc biệt khi họp phải đủ điều kiện về số lượng cổ đông dự họp được quy định tại Điều 145 Luật doanh nghiệp 2020 như sau: ĐHĐCĐ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết. Và nếu cuộc họp lần đầu không đủ tỷ lệ này, thì cuộc họp lần 2 sẽ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên. Và cuộc họp lần 3 sẽ được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp. Như vậy, để họp ĐHĐCĐ nhằm biểu quyết thông qua một vấn đề/nội dung gì đó để được xem là hợp lệ và hợp pháp cũng không phải dễ dàng gì, nếu có cổ đông/nhóm cổ đông nào cố tình làm khó, thì sẽ không thực hiện được. Còn việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản thì Luật doanh nghiệp 2020 cũng đã có quy định cụ thể tại Điều 149 Luật doanh nghiệp 2020 rất cụ thể và chặt chẽ, nhưng chỉ trong trường hợp xét thấy cần thiết mới được lấy ý kiến bằng văn bản. Như vậy, các cuộc họp ĐHĐCĐ và việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản mà không đúng trình tự và thủ tục, thì có nguy cơ bị khởi kiện yêu cầu Tòa án có thẩm quyền hủy bỏ Nghị quyết hoặc Quyết định đã được thông qua này. Tương tự, thì Hội đồng quản trị sẽ họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường, việc triệu tập họp và trình tự thủ tục cũng phải đúng quy định theo Điều 157 của Luật doanh nghiệp 2020.

Và khi thỏa thuận điều lệ các cổ đông có thể tùy biến quy định về lấy ý kiến thông qua nghị quyết của ĐHĐCĐ, nghị quyết của HĐQT khác với quy định của Luật doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo thỏa thuận không trái luật là được.

✔ Thông qua điều lệ các cổ đông có thể ghi nhận chi tiết quyền, nghĩa vụ của từng chức danh quản lý doanh nghiệp mà mình mong muốn.

Hướng dẫn thỏa thuận điều lệ công ty chi phối hoạt động của ĐHĐCĐ và HĐQT

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Còn Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Như vậy kiểm soát hoạt động của 2 cơ quan này cũng đồng thời là kiểm soát hoạt động của công ty. Quý vị có thể thỏa thuận trong điều lệ những vấn đề mang tính chất nội bộ và quan trọng của Công ty cổ phần gồm:

✔  Cho phép Điều lệ quy định một tỷ lệ khác với tỷ lệ mà Luật doanh nghiệp 2020 quy định về việc nghị quyết được thông qua khi được số cổ đông đại diện từ 65% hoặc trên 50% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông dự họp tán thành hoặc cổ đông được lấy ý kiến bằng văn bản (Nghĩa là Điều lệ được quy định tỷ lệ thấp hơn hoặc cao hơn 02 tỷ lệ này vẫn được pháp luật công nhận).

✔  Cho phép Điều lệ quy định khác về thời gian họp ĐHĐCĐ;

✔  Cho phép Điều lệ quy định các trường hợp được quyền triệu tập ĐHĐCĐ bất thường, thời hạn triệu tập, thời hạn thông báo, thời gian họp, quyền kiến nghị chương trình họp, quyền từ chối kiến nghị, phương thức triệu tập, thể thức họp, hình thức biểu quyết…;

✔  Cho phép Điều lệ quy định một tỷ lệ khác với tỷ lệ thỏa mãn điều kiện về số lượng cổ đông dự họp đại diện trên 50% hoặc 33% tổng số phiếu biểu quyết;

✔  Cho phép Điều lệ quy định thêm quyền và nghĩa vụ của ĐHĐCĐ và HĐQT;

✔  Cho phép Điều lệ quy định số lượng, tiêu chuẩn thành viên HĐQT, các trường hợp được triệu tập HĐQT;

✔  Và còn rất nhiều vấn đề khác mà Luật doanh nghiệp 2020 đã cho phép Điều lệ công ty được phép quy định mà vẫn được Luật doanh nghiệp 2020 công nhận.

Như vậy, vai trò của Điều lệ công ty theo Luật doanh nghiệp 2020 hiện nay là rất lớn. Điều lệ được quyền quy định rất nhiều vấn đề quan trọng trong công ty, tạo tiền đề cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh bền vững và ổn định theo ý chí của các cổ đông ngay từ đầu được thành lập. Chính vì vậy các cổ đông và đặc biệt là các cổ đông sáng lập khi soạn thảo để thông qua Điều lệ thì hoàn toàn có thể quy định tất cả các vấn đề mà Luật doanh nghiệp 2020 cho phép quy định theo mong muốn và ý chí của cổ đông/nhóm cổ đông để chi phối công ty. Về sau các cổ đông/nhóm cổ đông này chỉ cần bảo vệ được Điều lệ này của công ty không bị sửa đổi/bổ sung hoặc thay thế, thì cũng đã trực tiếp hoặc gián tiếp hoặc ít nhiều chi phối được công ty cổ phần, nhằm bảo vệ được những lợi ích tối thiểu ban đầu cho cổ đông hoặc nhóm cổ đông đó theo Điều lệ công ty đã quy định.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay không có nhiều doanh nghiệp/công ty coi trọng đến Điều lệ công ty, thậm chí nhiều công ty chỉ copy mẫu Điều lệ trên mạng để thành lập công ty xong rồi sử dụng luôn. Trong khi các mẫu điều lệ ở trên mạng thì không thể áp dụng chung cho tất cả các công ty vì mẫu này không cụ thể hóa ý chí, thực tế và điều kiện riêng của mỗi doanh nghiệp. Có nhiều công ty được hỏi thì hoàn toàn không có điều lệ hoặc không biết điều lệ ai đang giữ vì không lưu giữ,…mà bỏ ngõ hoàn toàn vai trò rất quan trọng của Điều lệ công ty.

Trên đây là một số chia sẻ pháp lý của Luật sư Trí Nam về việc thỏa thuận nội dung điều lệ công ty cổ phần để kiểm soát hoạt động công ty tốt nhất. Hy vọng thông tin sẽ hữu ích cho việc tìm hiểu pháp luật doanh nghiệp của quý khách hàng.

Tham khảo: Dịch vụ thành lập công ty cổ phần