Thủ tục thành lập công ty
Nhiều chủ doanh nghiệp không hiểu vì sao có người hay gọi là "Thủ tục thành lập công ty" có người lại dùng "Thủ tục thành lập doanh nghiệp", vậy có sự khác nhau không? Theo Luật sư Trí Nam: Xuất phát từ quy định của Luật doanh nghiệp công ty là một loại hình doanh nghiệp, kết hợp với việc công ty là hình thức đăng ký kinh doanh phổ biến thay vì lựa chọn hình thức doanh nghiệp tư nhân. Do đó thủ tục thành lập công ty tuy là phạm trù con của thủ tục thành lập doanh nghiệp nhưng lại được nhắc đến nhiều hơn.
Thủ tục thành lập doanh nghiệp thực hiện những công việc gì?
Thủ tục thành lập doanh nghiệp là tổng hợp các thủ tục hành chính trong việc thành lập doanh nghiệp và đăng ký các thủ tục liên quan để doanh nghiệp có thể bắt đầu kinh doanh theo quy định pháp luật. Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp sẽ bao gồm các bước sau:
✔ Bước 1 đề nghị cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Theo Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 thì thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thuộc Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Người thành lập doanh nghiệp lựa chọn loại hình doanh nghiệp đăng ký và liên hệ có quan trên để tiến hành thủ tục xin cấp GCN đăng ký doanh nghiệp. Mã số doanh nghiệp ghi nhận trên GCN đăng ký doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế công ty.
✔ Bước 2 khắc dấu tròn và thông báo đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp
Luật doanh nghiệp năm 2020 có điểm thay đổi đó là doanh nghiệp được sử dụng dấu tròn luôn sau khi khắc dấu. Doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu gửi tới Phòng đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng như trước đây. Tuy nhiên nếu không quá gấp về thời gian bắt đầu kinh doanh Luật sư Trí Nam vẫn kiến nghị doanh nghiệp chờ Phòng ĐKKD chấp thuận thông báo mẫu dấu mới nên sử dụng dấu trên thực tế. Bởi nhiều trường hợp công ty khắc dấu khi được thuê đã khắc sau hình thức, nội dung con dấu tròn doanh nghiệp, việc phòng ĐKKD đăng tải mẫu thông báo dấu doanh nghiệp cũng là bước xác nhận hình thức và nội dung con dấu tròn hợp pháp.
✔ Bước 3 Lập tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản ngân hàng
✔ Bước 4 Đăng ký chữ ký số và hóa đơn GTGT điện tử
Doanh nghiệp sau khi thành lập và đi vào kinh doanh sẽ cần tuân thủ quy định pháp luật theo 03 phương diện: (i) Thứ nhất về mặt kinh doanh thì phải có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định; (ii) Thứ hai về mặt tài sản thì chủ doanh nghiệp phải góp đủ vốn trong 90 ngày; (iii) Thứ ba về quản lý thì doanh nghiệp phải tuân thủ đúng quy định về kế toán, thuế, lao động và bảo hiểm xã hội khi sử dụng lao động.
Điều kiện đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định mới
Chủ thể đăng ký thành lập doanh nghiệp sẽ phải đáp ứng 3 điều kiện theo quy định hiện hành
✔ Cá nhân đăng ký doanh nghiệp, đại diện quản lý doanh nghiệp có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng cấm thành lập doanh nghiệp, cấm tham gia quản lý doanh nghiệp theo Điều 14 Luật doanh nghiệp 2020. Lưu ý theo luật doanh nghiệp mới thì có thêm 3 đối tượng được bổ sung vào danh sách cấm này so với Luật doanh nghiệp 2014.
✔ Thông tin đăng ký doanh nghiệp phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
✔ Việc đăng ký doanh nghiệp không dựa trên cơ sở giả tạo, lừa dối, ép buộc, không trái đạo đức xã hội và không nhằm trốn tránh nghĩa vụ dân sự của người đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Trường hợp vì một nguyên nhân nào đó mà Phòng đăng ký kinh doanh cấp GCN đăng ký doanh nghiệp cho chủ doanh nghiệp không đủ 3 điều kiện nói trên thì khi phát hiện ra doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính và thu hồi GCN đăng ký doanh nghiệp đã cấp.
Thủ tục thành lập doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ tại liệu gì?
Đăng ký thành lập doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị các tài liệu sau:
✔ Loại tài liệu: Với cá nhân là CMTND, CCCD, hộ chiếu; Với tổ chức là giấy phép hoạt động, giấy phép đăng ký doanh nghiệp.
Riêng đối với cá nhân, tổ chức nước ngoài sẽ cần cung cấp thêm tài liệu chứng minh về năng lực tài chính cho hoạt động đầu tư, kinh doanh tại Việt nam.
✔ Điều kiện về tính hợp pháp của tài liệu cung cấp bao gồm
+ Tài liệu tại Việt Nam là bản sao công chứng, chứng thực còn hiệu lực.
+ Tài liệu cấp tại nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự.
+ Tài liệu bằng ngôn ngữ khác tiếng Việt phải công chứng dịch theo quy định.
Với quy định như hiện tại thì pháp luật không quy định người có hộ khẩu thường trú tại thành phố Hà Nội mới được thực hiện thủ tục thành lập công ty tại Hà Nội, pháp luật cũng không quy định cá nhân phải cung cấp bản sao công chứng sổ hộ khẩu trừ trường hợp việc cung cấp để chứng minh thông tin mới đã thay đổi trên CMTND, hộ chiếu. Nội dung này không ít người bị nhầm, và lo lắng việc mình có hộ khấu thường trú tại tỉnh ngoài không biết có được thành lập công ty tại Hà Nội hay không?
Tham khảo: Mẫu hồ sơ thành lập công ty
Quy định về vốn điều lệ doanh nghiệp có gì cần lưu ý?
Theo Luật doanh nghiệp mới thì tất cả các loại hình bao gồm cả công ty cổ phần và công ty TNHH một thành viên đều được quyền đăng ký tăng, giảm vốn điều lệ. Khác với việc hạn chế giảm vốn đối với hai loại hình doanh nghiệp này trong Luật doanh nghiệp cũ. Thủ tục tăng, giảm vốn điều lệ cũng đơn giản và nhanh chóng do đó:
✔ Bạn không cần đăng ký mức vốn điều lệ quá thấp để tránh việc không được giảm vốn. Đăng ký vốn thấp cũng ảnh hưởng đến khả năng phát triển kinh doanh, chứng minh năng lực tài chính với đối tác.
✔ Cũng không nên đăng ký vốn điều lệ quá cao bởi thời hạn góp vốn chỉ có 90 ngày, song song đó mức vốn điều lệ lại là căn cứ xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các giao dịch thương mại.
Một thuận lợi cho người thành lập công ty mới đó là cá nhân vẫn được đăng ký góp vốn bằng tiền mặt. Quy định góp vốn bằng hình thức chuyển khoản chỉ áp dụng cho cá nhân là người nước ngoài và các tổ chức, doanh nghiệp góp vốn thành lập công ty mà thôi.
Quy định về ngành nghề kinh doanh và điều kiện kinh doanh
Danh sách mã ngành nghề kinh doanh năm 2021 áp dụng theo phụ lục I quyết định 27/2018/QĐ-TTg và được hướng dẫn chi tiết các nội dung hoạt động của ngành nghề tại phục lục số II. Hiện tại thông tin ngành nghề kinh doanh không còn ghi nhận trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà được phòng đăng ký kinh doanh ghi nhận vào giấy xác nhận thông tin đăng ký doanh nghiệp cấp cho công ty khi tiến hành thủ tục thay đổi ngành nghề kinh doanh.
✔ Doanh nghiệp sẽ cần đáp ứng đủ các điều kiện kinh doanh theo luật định trước khi kinh doanh thực tế. Cụ thể:
- Công ty kinh doanh ngành nghề pháp luật quy định phải có chứng chỉ hành nghề như thiết kế xây dựng, môi giới định giá bất động sản,… thì trước khi ký hợp đồng với đối tác để tiến hành kinh doanh các công ty phải tuyển dụng nhân sự có đủ chứng chỉ theo luật định.
- Công ty kinh doanh ngành nghề pháp luật quy định phải xin các giấy phép con như bán lẻ xăng dầu, kinh doanh dịch vụ lữ hành,… thì trước khi kinh doanh công ty phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép nói trên theo luật định.
✔ Khi thành lập công ty mới theo Luật sư bạn không cần đăng ký quá nhiều ngành nghề bởi việc bổ sung, sửa đổi ngành nghề kinh doanh khá đơn giản và nhanh chóng, nhưng cũng không nên đăng ký quá ít ngành nghề bởi khi kinh doanh ai cũng mong muốn mở rộng kinh doanh nên việc đăng ký ngành nghề quá ngắn gọn làm mất đi cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.
Tham khảo: Hệ thống mã ngành nghề kinh doanh
Các bước thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp online
Người thành lập công ty được quyền triển khai theo thủ tục thành lập công ty mới qua mạng hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở kế hoạch đầu tư. Lưu ý đối với một trường hợp đặc thù là:
✔ Công ty vốn nước ngoài trong khu công nghiệp, khu chế xuất thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đầu tư tại BQL khu công nghiệp. Sau thủ tục này thì doanh nghiệp mới quay trở lại Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc sở kế hoạch đầu tư để xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
✔ Công ty thành lập trên cơ sở chia tách, sát nhập, hợp nhất không phải tiến hành các thủ tục về thuế trước như quy định cũ. Thông tin thuế được phòng đăng ký kinh doanh tự đẩy sang các bộ phận có thẩm quyền của cơ quan thuế.
Thực hiện thủ tục thành lập công ty bạn sẽ cần lưu ý
1. Danh mục hồ sơ khi đăng ký đầu tư, đăng ký doanh nghiệp đã thay đổi theo luật doanh nghiệp 2020 và luật đầu tư 2020 có hiệu lực từ 01/01/2021.
2. Biểu mẫu hồ sơ được ban hành kèm theo thông tư Bộ kế hoạch và đầu tư về đăng ký doanh nghiệp.
3. Hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Bản đăng ký doanh nghiệp của một trong các phụ lục I-1 đến I-4
- Điều lệ công ty (doanh nghiệp tư nhân không có điều lệ ).
- Danh sách thành viên cổ đông công ty chỉ áp dụng cho Công ty TNHH hai thành viên, công ty hợp danh và công ty cổ phần.
4. Quy trình xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
✔ Bạn nộp hồ sơ online tại cổng thông tin điện tử quốc gia hoặc nộp trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh.
✔ Sau 03 ngày làm việc theo lịch hẹn bạn quay lại để cập nhật tình hình, nếu hồ sơ phải sửa thì bạn phải sửa đổi bổ sung, nếu hồ sơ Ok thì bạn sẽ được nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
✔ Nhiều trường hợp hồ sơ chuẩn nhưng cũng phải hơn 03 ngày mới có kết quả.
✔ Thủ tục thành lập doanh nghiệp Online vẫn yêu cầu người thực hiện thủ tục đến phòng đăng ký kinh doanh nộp hồ sơ và nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp các bạn nhé.
✔ Có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bạn đi khắc dấu và thông báo sử dụng mẫu dấu là xong.
Thông thường các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói để tích kiệm thời gian thực hiện thủ tục hành chính, đồng thời có được ý kiến tư vấn pháp lý đầu tư và chi tiết từ luật sư. Công ty Luật Trí Nam xin phép giới thiệu dịch vụ thành lập công ty uy tín để khách hàng tham khảo khi cần báo giá
Xem thêm:
Công ty Luật Trí Nam rất mong được đồng hành cùng doanh nghiệp trong hoạt động đầu tư, kinh doanh. Thông tin liên hệ Luật sư Trí Nam
✔ Thành lập công ty Việt Nam: 0934.345.745
✔ Thành lập công ty nước ngoài: 0934.345.755
Email: hanoi@luattrinam.vn