Quy trình đàm phán hợp đồng thương mại hiệu quả
Hợp đồng trong kinh doanh thương mại (hay Hợp đồng thương mại) là thỏa thuận giữa các bên để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ trong kinh doanh thương mại. Do vậy đàm phán hợp đồng kinh doanh thương mại là khâu thỏa thuận quan trọng để tạo thuận lợi cho các bên khi thực hiện hợp đồng.
Đàm phán hợp đồng là việc trao đổi, bàn bạc giữa hai hay nhiều bên có một số lợi ích chung và lợi ích đối kháng nhằm mục đích đạt được một thoả thuận chung. Theo đó các bên sẽ tiến hành gặp gỡ tiếp xúc với nhau, bày tỏ quan điểm của mình, đi tới một thống nhất chung mà các bên đều có thể chấp nhận được, sau cùng là tiến tới ký kết hợp đồng.
Vai trò của Luật Sư trong việc Đàm phán hợp đồng
✔ Như chúng ta đã biết tầm quan trong của hợp đồng trong hoạt động thương mại, trong những năm trở lại đây nền kinh tế nước ta có những phát triển vượt bậc, hoạt động kinh doanh diễn ra hết sức sôi động, công việc của luật sư không chỉ dừng ở việc tham gia tranh tụng tại tòa khi có những tranh chấp liên quan tới các hợp đồng đã được ký kết mà ngày nay Luật Sư còn có thể được thân chủ nhờ tư vấn ngay từ giai đoạn soạn thảo, đám phán, ký kế hợp đồng, đặc biệt luật sư có thể được thân chủ ủy quyền tham gia trực tiếp vào quá trình Đàm phán hợp đồng với đối tác.
✔ Do luật sư thong thường được coi là có kỹ năng giao tiếp truyền đạt thông tin tốt, luật sư có thể giúp hai bên thương lượng hiệu quả hơn .Vì vậy luật sư thường đứng ra trình bày một số vấn đề không chỉ là vấn đề pháp lý mà cả những vấn đề mang tính thương mại như giá cả điều kiện hợp đồng …vv. Thân chủ chỉ ngồi nghe và chỉ thị cho luật sư .Có khi thân chủ không cần đi đàm phán mà cử luật sư đi đàm phán một mình .Trong trường hợp như vậy luật sư phải rất cẩn thận không đưa ra những cam kết ngoài phạm vi ủy quyền Trong quá trình đàm phán luật sư cố gắng bảo vệ than chủ mình một cách tốt nhất .Cụ thể luật sư sẽ cố gắng đàm phán soạn thảo hợp đồng sao cho rõ rang ,thể hiện đúng nội dung đàm phán ,không chồng chéo ,mâu thuẫn
✔ Khi nảy sinh những vấn đề mang tính pháp lý luật sư sử dụng các hiểu biết của mình đua ra những giải pháp phù hợp với pháp luật và bảo vệ tốt nhất thân chủ của mình
✔ Đối với mỗi điều khoản đặc biệt là điều khoản do đối tác đưa ra , luật sư có vai trò giải thích rõ cho thân chủ các rủi ro pháp lý liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của thân chủ . Trong rất nhiều trường hợp thân chủ không lường trước được những rủi ro này
✔ Khi hai bên đã thống nhất được với nhau về một nguyên tắc cụ thể .luật sư giúp hai bên đặc biệt là thân chủ mình soạn thảo ngôn ngữ hợp đồng diễn tả đúng chính xác nội dung đã được thống nhất .không để xảy ra những sơ hở hay những rủi ro do ngôn ngữ hợp đồng thiếu chặt chẽ.
Công tác chuẩn bị trước khi đàm phán hợp đồng
✔ Sự thành công trong đàm phán phụ thuộc thuộc rất nhiều vào quá trình chuẩn bị trước khi đàm phán nếu bạn chuẩn bị càng tốt thì càng thấy tự tin và kết thức đàm phán sớm hơn .Những công việc luật sư phải chuẩn bị trước khi đàm phán.
- Thu thập thông tin (về thị trường, về đối tượng kinh doanh, về đối tác, về đối thủ cạnh tranh)
- Đề ra mục tiêu (Cao nhất, thấp nhất, trọng tâm Dự thảo hợp đồng, nội dung các điều khoản cần đàm phán (yêu cầu tối đa, yêu cầu tối thiểu, những nhượng bộ có thể phải thực hiện, những đòi hỏi đổi lại cho mỗi nhượng bộ đó…) Chuẩn bị nhân sự đàm phán (trưởng đoàn, luật sư, thương mại, phiên dịch…)
- Chuẩn bị chiến lược (cộng tác, thỏa hiệp, hòa giải…)
- Chuẩn bị chiến thuật (thời gian, địa điểm, thái độ)
✔ Nắm thật chắc cụ thể nội dung giao dịch được đàm phán .Người luật sư không thể đàm phán một giao dịch nếu chưa biết rõ những nội dung cơ bản và đặc thù của nó .Điều này luật sư phải đọc kỹ tài liệu và trao đổi kỹ với khách hang về giao dịch sắp phải đàm phán
✔ Trên cơ sở nội dung giao dịch người luật sư cần nắm chắc những ý đồ và các phương án của thân chủ mình .Sở dĩ phải làm như vậy vì không khi nào tất cả các nội dung đua ra đều có sự thống nhất của các bên nên luật sư cần nắm chắc để không đưa ra những cam kết ngoài phạm vi ủy quyền
✔ Luật sư nên chuẩn bị hai bản dự thảo hoặc ít nhất phải có được ý tưởng về hai bản dự thảo hợp đồng với nội dung mà thân chủ có thể chấp nhận được các dự thỏa này đầu tiên được luật sư soạn thảo hay được phía đố tác cung cấp và luật sư đã tiến hành sửa đổi để đảm bảo tốt hơn lợi ích của thân chủ của mình .Một dự thỏa với nội dung tốt nhất mà thân chủ mình chấp nhận ,một dự thảo thể hiện nội dung thấp nhất mà thân chủ vẫn chấp nhận được .Hai dự thảo này sẽ thể hiện mức trần và mức sàn mà trong phạm vi đó luật sư được quyền đàm phán và quyết định .Mọi vấn đề thấp hơn mức sàn phải được sự đồng ý của thân chủ
✔ Luật sư phải cố gắng dự đoán trước những gì mà đối tác có thể đưa ra để có thể lường trước những suy nghĩ và vạch sẵn những lý lẽ để có thể phản bác hoặc có thể chỉ chấp nhận một phần các đề xuất của phía đối tác .điều này tránh cho luật sư sự lung túng vội vàng trong quá trình đàm phán
✔ Luật sư nên mang theo tất cả những tài liệu liên quan kể cả các văn bản pháp luật để tiện tra cứu khi cần thiết
✔ Cuối cùng luật sư phải luôn gi nhớ một điều đừng hy vọng có thể hoàn tất đàm phán ngay trong lần gặp gỡ đầu tiên . Tất nhiên đó là mong muốn của và cố gắng của luật sư.
Một số nguyên tắc khi Đàm phán hợp đồng thương mại
- Ấn tượng ban đầu.
- Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán.
- Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán.
- Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt.
- Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào.
- Ðể thành công trong đàm phán, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết.
- Cần chốt lại vấn đề các bên đã thỏa thuận được trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới.
✔ Một khi đã chuẩn bị đầy đủ thì luật sư có thể tự tin bước vào đàm phán Đàm phán nhiều khi không chỉ có nghĩa là phải tranh đấu . Phần nhiều thời gian đàm phán là dành để hai bên trình bày quan điểm và hiểu nhau hơn từ đó chấp nhận những điều kiện hợp lý hơn .Vì thế luật sư cần bước vào vòng đàm phán với một tâm lý thoải mái ,tránh gây không khí căng thẳng Điều này rất dễ nếu như luật sư đã có sự chuẩn bị kỹ
✔ Thông thường việc dàm phán thường diễn ra trên cơ sở bản dự thảo hợp đồng hai bê sẽ đi qua từng điều khoản một, điều khoản nào mà hai bên đồng ý thì đi qua nhanh, những điều khoản nào quan trọng mà hai bên cần đàm phán thì mất nhiều thời gian hơn. Đầu tiên duong nhiên luật sư sẽ đề xuất phương án tốt nhất cho thân chủ của mình, sau đó chờ phản hồi từ phía đối tác.
✔ Khi bên đối tác không đồng ý về vấn đề gì thì luật sư tiến hành tìm hiểu nguyên nhân, và đề nghị phía đối tác đưa ra quan điểm của họ trên cơ sở mục tiêu, phương hướng đã đặt ra từ trước với thân chủ của mình xem xét có thể nhượng bộ được hay không, có thể chấp nhận được được yêu cầu của phía đối tác hay không, và chấp nhận ở mức độ nào.
✔ Những vấn đề trong quá trình đàm phám mà hai bên còn chưa thống nhất được thì có thể gác lại đàm phán sau khi trao đổi lại với thân chủ, đề xuất phương án giải quyết, tìm ra phương án tối ưu mà hai bên có thể chấp nhận được.
Những lỗi thông thường trong đàm phán
- Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn, vấn đề này ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả đàm phán, sự toàn tâm toàn ý của người đàm phán, thể hiện tinh thần làm việc cao độ, có trách nhiệm, sang suốt trong đàm phán sẽ cho một kết quả tốt.
- Không biết đối tác ai là người có quyền quyết định, dẫn đến tình trạng không biết mình đang đàm phán với ai, quan điểm thực sự của bên đối tác là gì, điều này sẽ làm mất tính chủ động của luật sư khi đàm phán
- Không biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào
- Bước vào đàm phán với mục đích chung chung, không có mục tiêu cụ thể điếu này rất khó để đạt được cuộc đàm phán thành công
- Không đề xuất những quan điểm và lý lẽ có giá trị
- Không kiểm sóat các yếu tố tưởng như không quan trọng như thời gian và trật tự của các vấn đề
- Không để cho bên kia đưa ra đề nghị trước
- Bỏ qua thời gian và địa điểm như là 1 vũ khí trong đàm phán
- Từ bỏ khi cuộc đàm phán dường như đi đến chỗ bế tắc
- Không biết kết thúc đúng lúc.
Chúc các bạn thành công!
Tham khảo: