Thành lập công ty tại văn phòng ảo có sai luật?
Được thuê những loại văn phòng nào để thành lập công ty? Luật Trí Nam chia sẻ kinh nghiệm thuê văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký thành lập công ty hợp pháp để Quý khách hàng tham khảo.
Thuê văn phòng ảo làm trụ sở công ty có được không?
Theo Luật Trí Nam không có quy định về việc cấm dùng văn phòng ảo làm trụ sở đăng ký công ty bởi:
Văn phòng ảo không phải là văn phòng không có thực trên thực tế, văn phòng ảo là mô hình kinh doanh cho thuê chỗ ngồi làm việc theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. Bạn có thể thuê một chỗ ngồi làm việc chung, thuê chỗ ngồi làm việc riêng, thuê phòng họp hoặc chỉ thuê chỗ nhận giấy tờ, tài liệu cho công ty. Do đó:
- Đơn vị kinh doanh văn phòng ảo là công ty có chức năng kinh doanh bất động sản.
- Nơi triển khai kinh doanh văn phòng ảo là nhà, tòa nhà được quyền kinh doanh.
Vì vậy khi bạn thuê văn phòng ảo làm địa chỉ trụ sở công ty thì nó vẫn đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại Điều 42 Luật doanh nghiệp 2020 “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).” Nên không có vi phạm bất kỳ quy định pháp luật nào.
Khi nào nên chọn thuê văn phòng ảo để thành lập công ty
Thực tế mượn được địa chỉ người quen để đăng ký thành lập công ty sẽ giúp tích kiệm chi phí nhất, tuy nhiên nếu bạn không có người quen, và cũng muốn tích kiệm chi phí cho doanh nghiệp thì chọn thuê văn phòng ảo là lựa chọn tương đối tốt. Điểm tích cực của việc thuê văn phòng ảo sẽ bao gồm:
- Giúp bạn chủ động trong việc chọn và dùng trụ sở công ty của bạn, không phục thuộc vào bên thứ 3.
- Dễ lựa chọn được các vị trí đẹp, vị trí trung tâm để làm địa chỉ công ty.
- Linh hoạt trong việc mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi văn phòng.
- Bạn sẽ nhanh chóng tìm được văn phòng ưng ý do có rất nhiều công ty kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo hiện nay.
Lợi ích của việc thuê văn phòng ảo thành lập công ty
Theo chia sẻ của các doanh nghiệp, việc thuê văn phòng ảo thành lập công ty sẽ có những lợi ích sau:
- Tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự, đặc biệt ở những thành phố lớn: không tốn chi phí mua các thiết bị văn phòng, chi phí vận hành, quản lý toà nhà…
- Tiết kiệm thời gian và chi phí mua đất, xây dựng văn phòng, thuê trọn vẹn một toà nhà để làm văn phòng, mua trang thiết bị văn phòng vì thường các đơn vị cung cấp dịch vụ này đều trang bị sẵn các thiết bị (máy in, máy photocopy, camera, wifi, bàn, ghế, máy lạnh, điện, nước…). Dễ dàng đặt biển hiệu công ty tại các vị trí đắc địa, cao cấp mà không tốn quá nhiều chi phí.
- Việc thuê văn phòng ảo tại quận nội thành giúp doanh nghiệp chọn lựa được một địa chỉ nằm ở vị trí có tiềm năng phát triển, lân cận trung tâm thủ đô, giúp các cuộc giao dịch dễ dàng, tạo niềm tin cho khách hàng, thu hút được khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, dịch vụ này còn cung cấp thêm dịch vụ đặt biển hiệu doanh nghiệp tại toà nhà và hiển thị trên bảng điện giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tăng độ tin tưởng cho doanh nghiệp.
- Bên cho thuê văn phòng ảo thường sẽ có đội ngũ lễ tân, thư ký được đào tạo bài bản thực hiện nhiệm vụ tiếp đón, hướng dẫn và giúp đỡ khách hàng của doanh nghiệp thuê.
- Giúp giải quyết nhu cầu về thông tin liên lạc: Hệ thống thông tin của các văn phòng này thường xử lý thư từ, điện thoại, fax… nhanh chóng, chính xác và linh hoạt. Điều đó giúp cho việc giao tiếp của doanh nghiệp với đối tác diễn ra thuận lợi mặc dù doanh nghiệp không phải bỏ ra nhiều chi phí.
- Giúp chủ doanh nghiệp xây dựng quan hệ mới, gặp gỡ các công ty tại địa phương, chia sẻ ý tưởng và tạo các cơ hội kinh doanh mới. Bởi vì mỗi văn phòng ảo như vậy có thể cho rất nhiều doanh nghiệp thuê, cả doanh nghiệp Việt Bắc và doanh nghiệp nước ngoài, cho nên văn phòng thường tổ chức các sự kiện xã hội, hội thảo, sự kiện đặc thù khác để thu hút đầu tư, cơ hội gặp gỡ, giao tiếp và hợp tác phát sinh ở văn phòng ảo có thể cao hơn các văn phòng thông thường.
- Giảm áp lực về thời gian, chi phí, công sức, tạo điều kiện cho chủ doanh nghiệp tập trung tối đa vốn, nhân lực… vào các hoạt động kinh doanh.
Những bất cập khi thuê văn phòng ảo làm trụ sở công ty
- Thực tế, khi thuê văn phòng ảo bạn sẽ không có sự chủ động và thoải mái trong việc sử dụng văn phòng: Do nhiều đơn vị thuê nên không gian sử dụng văn phòng sẽ chật hẹp.
- Khi công ty muốn sử dụng các tiện ích như thuê phòng họp để tiếp đối tác thì luôn phải đặt lịch hẹn trước và nhiều khi không đặt được lịch.
- Việc thuê văn phòng ảo cũng có thể gây ra sự nhầm lẫn cho khách hành, đối tác khi một địa chỉ được đăng ký cho rất nhiều công ty;
- Ngoài ra, bản chất việc thuê văn phòng ảo là giao dịch cho thuê tài sản, vì vậy những tranh chấp liên đến chí phí, thời hạn thanh toán…là không thể tránh khỏi.
Trên đây là các ý kiến tư vấn của Luật Trí Nam liên quan đến việc thuê văn phòng ảo để đặt trụ sở công ty. Chúc các bạn thành công!