Theo quy định hiện hành khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Vậy thủ tục khi báo tăng lao động, giảm lao động gồm những gì? Thời hạn báo tăng/giảm lao động được quy định như thế nào? Và nếu trong trường hợp doanh nghiệp không báo hoặc chậm báo tăng/giảm lao động thì sẽ bị xử phạt ra sao? Luật Trí Nam chúng tôi sẽ giải đáp ngay các thắc mắc trong bài viết dưới đây.

Tư vấn thủ tục BHXH miễn phí gọi 19006196

Báo tăng người lao động tham gia BHXH: Trong nghiệp vụ báo tăng BHXH đơn vị, doanh nghiệp thường gặp phải những vướng mắc gì?

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp phải báo tăng BHXH khi nào?

Theo quy định tại Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, báo tăng BHXH được hiểu là khi doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin tham gia đóng BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) thì cần thông báo bằng văn bản với cơ quan BHXH.

Cụ thể một số trường hợp báo tăng BHXH như sau:

  1. Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động.
  2. Người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại.
  3. Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm lại…

Câu hỏi 2: Thời hạn doanh nghiệp phải thực hiện báo tăng BHXH?

Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội:

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội để báo tăng BHXH.

Câu hỏi 3: Thời gian xử lý hồ sơ báo tăng lao động tham gia BKXH

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận. Hồ sơ thay đổi bảo hiểm xã hội sẽ được xử lý hoàn tất và giao nhận lại kết quả cho DN. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo để bổ sung những giấy tờ cần thiết.

Câu hỏi 4: Chậm báo tăng lao động đóng bảo hiểm xã hội bị xử lý thế nào?

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết HĐLĐ, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng. Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cho cơ quan BHXH.  Đồng thời, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản và tiến hành đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH. Cụ thể là báo tăng lao động.

Vậy trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày tăng lao động tham gia bảo hiểm. Nhưng doanh nghiệp không thực hiện 2 thủ tục trên. Thì doanh nghiệp được xem là chậm báo tăng lao động. Mức phạt khi chậm báo tăng lao động:

Trường hợp doanh nghiệp chậm báo tăng lao động dẫn đến việc chậm đóng, đóng thiếu bảo hiểm cho người lao động sẽ bị coi là vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc.

Theo khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp bị phạt tiền từ 12 – 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 150 triệu đồng nếu có một trong các hành vi:

  1. Chậm đóng BHXH bắt buộc;
  2. Đóng BHXH không đủ số người thuộc diện tham gia mà không phải là trốn đóng.

Báo giảm người lao động tham gia BHXH: Trước khi làm thủ tục chốt sổ BHXH doanh nghiệp cần báo giảm người lao động tham gia đóng BHXH.

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp phải báo giảm lao động tham gia BHXH khi nào?

  1. Người lao động nghỉ việc chấm dứt hợp đồng lao động
  2. Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày;
  3. Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;
  4. Người lao động, đơn vị hoãn thực hiện hợp đồng; 
  5. Doanh nghiệp được xét tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;

Câu hỏi 2: Thời hạn doanh nghiệp phải thực hiện báo giảm BHXH?

Đối với trường hợp báo giảm BHXH, điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH có nêu, trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

Khi có phát sinh giảm thì đơn vị báo giảm từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên phải đóng BHYT của tháng sau. Trường hợp không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

Câu hỏi 3: Thời gian xử lý hồ sơ báo giảm BHXH

Cũng giống như báo tăng BHXH, trường hợp báo giảm cũng được xử lý trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận. Hồ sơ thay đổi bảo hiểm xã hội sẽ được xử lý hoàn tất và giao nhận lại kết quả cho DN.

Câu hỏi4: Chậm báo giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội bị xử lý thế nào?

Tính đến thời điểm hiện tại, không có mức phạt nào cho doanh nghiệp chậm báo giảm lao động. Tuy nhiên, theo Công văn số 1734/BHXH-QLT, doanh nghiệp vẫn phải chịu một số trách nhiệm như:

  1. Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì phải phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ các trường hợp báo giảm.
  2. Nếu để không đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT tháng sau thì doanh nghiệp có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

Hồ sơ, thủ tục báo tăng/giảm BHXH

Hồ sơ điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN cần chuẩn bị:

Theo quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017.

1. Người lao động:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) 

+ Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

2. Đơn vị sử dụng lao động:

+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS) 

+  Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS) 

+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) 

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Quy trình thủ tục báo tăng/giảm BHXH

Để thực hiện báo tăng/giảm BHXH doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Hồ sơ có thể ở dạng hồ sơ điện tử hoặc hồ sơ giấy tùy theo cách thức báo tăng/giảm BHXH của doanh nghiệp.

Báo tăng/giảm BHXH trên phần mềm BHXH điện tử

Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử sẽ lập hồ sơ và thực hiện báo tăng/giảm trực tiếp trên phần mềm BHXH điện tử. Tuy nhiên trước khi nộp hồ sơ phải đảm bảo doanh nghiệp đã có tài khoản đăng ký giao dịch với cơ quan BHXH. Doanh nghiệp thực hiện:

Bước 1: Truy cập vào trang gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty.

Bước 2: Đăng ký thành công, doanh nghiệp tải phần mềm về máy tính và tiến hành kê khai BHXH. Tiếp theo xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH.

Đối với các doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm BHXH điện tử thực hiện báo tăng/giảm BHXH trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tại địa bàn.

Để thực hiện trực tiếp qua hồ sơ giấy doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ báo tăng/giảm BHXH

Doanh nghiệp sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thì tiến hành nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc đăng ký nộp qua bưu điện. 

  1. Nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH: Doanh nghiệp đến trực tiếp tại cơ quan BHXH đang quản lý công ty ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp bộ hồ sơ.
  2. Nếu nộp qua bưu điện doanh nghiệp trực tiếp ra bưu cục gần nhất để gửi hoặc đăng ký để nhân viên bưu điện đến tận nơi để nhận hồ sơ.

Bước 2: Chờ giải quyết

Sau khi nộp hồ sơ theo đúng quy định của Pháp luật thì doanh nghiệp chờ giải quyết. Thời hạn giải quyết theo quy định tại Điều 99, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu tăng/giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau thời hạn giải quyết hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được cơ quan BHXH thông báo kết quả cho người lao động. Khi đó các dữ liệu mới sẽ được cập nhật trên thống quản lý của cơ quan BHXH.

Chúng tôi vừa gửi tới bạn đọc thông tin về  tăng, giảm lao động theo quy định mới nhất. Hy vọng bài viết trên giúp các cá nhân và doanh nghiệp đặc biệt là bộ phận nhân sự biết thêm về vấn đề này để tránh tranh chấp cũng như tránh trường hợp bị xử phạt không đáng có xảy ra.

Dịch vụ báo tăng/ giảm lao động là giải pháp an toàn và nhanh chóng cho doanh nghiệp. Bởi khi tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), cá nhân hay doanh nghiệp sẽ gặp không ít vướng mắc bởi những thủ tục hành chính khó khăn.

Dịch vụ báo tăng, giảm lao động tham gia BHXH của Công ty Luật Trí Nam cam kết thực hiện đúng yêu cầu của pháp luật, giải quyết các vấn đề cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

CÔNG TY LUẬT TRÍ NAM

Điện thoại: 0934.345.745

Email: hanoi@luattrinam.vn